OJS memudahkan proses pengelolaan artikel mulai dari pengiriman naskah, proses review, editing, hingga publikasi secara online. Namun, kemudahan tersebut tidak berarti semua pengguna telah memanfaatkan OJS secara optimal.
Faktanya, masih banyak pengelola jurnal, editor, reviewer, maupun penulis yang melakukan kesalahan dalam menggunakan OJS. Kesalahan-kesalahan ini sering kali terlihat sepele, tetapi dapat berdampak pada keterlambatan proses publikasi, menurunnya kualitas tata kelola jurnal, bahkan memengaruhi penilaian akreditasi jurnal.
Berikut beberapa kesalahan umum yang masih sering terjadi dalam penggunaan OJS beserta cara menghindarinya.
-
Menganggap OJS Hanya Tempat Upload Artikel
Banyak pengguna beranggapan bahwa OJS hanyalah media untuk mengunggah file artikel. Padahal, OJS merupakan sistem manajemen jurnal yang mengatur seluruh alur penerbitan ilmiah, mulai dari:
- Submission naskah
- Desk evaluation
- Proses peer review
- Copyediting
- Layout editing
- Proofreading
- Publishing
Jika hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan file, maka berbagai fitur penting yang mendukung transparansi dan efisiensi pengelolaan jurnal menjadi tidak dimanfaatkan.
Tips: Gunakan seluruh workflow OJS sesuai tahapan penerbitan agar proses editorial terdokumentasi dengan baik.
-
Tidak Melengkapi Metadata Artikel
Kesalahan berikutnya adalah mengabaikan metadata artikel. Banyak editor hanya mengunggah file PDF tanpa memastikan bahwa metadata seperti:
- Judul artikel
- Nama penulis
- Afiliasi
- ORCID
- Kata kunci
- Abstrak
- Referensi
telah diisi dengan lengkap. Padahal metadata merupakan informasi yang digunakan oleh mesin pengindeks seperti Google Scholar, Dimensions, Crossref, maupun portal pengindeks lainnya.
Dampaknya:
- Artikel sulit ditemukan.
- Sitasi berkurang.
- Mesin pengindeks gagal membaca informasi artikel.
-
Mengabaikan Pengaturan Role Pengguna
Masih banyak jurnal yang memberikan seluruh akses kepada satu orang. Akibatnya:
- Editor menjadi reviewer.
- Journal Manager juga bertugas sebagai layout editor.
- Seluruh pekerjaan dilakukan oleh satu akun.
Selain tidak efisien, kondisi ini juga mengurangi transparansi proses editorial. Sebaiknya, manfaatkan pembagian peran sesuai fungsi masing-masing, seperti:
- Journal Manager
- Editor in Chief
- Section Editor
- Reviewer
- Copyeditor
- Layout Editor
- Proofreader
Dengan pembagian tugas yang jelas, proses penerbitan menjadi lebih profesional.
-
Tidak Menggunakan Fitur Review Secara Maksimal
Beberapa jurnal masih meminta reviewer mengirim hasil review melalui WhatsApp atau email pribadi. Padahal OJS telah menyediakan fitur review lengkap seperti:
- Form review
- Komentar reviewer
- Upload file revisi
- Rekomendasi keputusan editorial
- Riwayat review
Jika proses review dilakukan di luar sistem, dokumentasi menjadi tidak lengkap dan sulit ditelusuri.
-
Lupa Memperbarui Informasi Website Jurnal
Website jurnal sering kali menjadi “etalase” pertama yang dilihat calon penulis. Namun, masih banyak jurnal yang membiarkan informasi di laman OJS tidak diperbarui.
Contohnya:
- Pengumuman lama masih tampil.
- Editorial Team belum diperbarui.
- Contact person sudah tidak aktif.
- Template artikel versi lama masih digunakan.
- Fokus dan ruang lingkup jurnal tidak jelas.
-
Tidak Memanfaatkan Fitur DOI dengan Benar
Sebagian jurnal telah memiliki DOI, tetapi:
- DOI tidak aktif.
- DOI belum didaftarkan.
- DOI tidak dicantumkan pada artikel.
- DOI tidak sesuai dengan metadata Crossref.
Kesalahan ini dapat menyebabkan artikel sulit dilacak dan mengurangi kredibilitas publikasi.
-
Mengabaikan Backup Data
Banyak pengelola jurnal baru menyadari pentingnya backup ketika server mengalami masalah.
Padahal database OJS berisi:
- Artikel
- Riwayat review
- Akun pengguna
- Metadata
- File publikasi
Jika tidak memiliki backup rutin, seluruh data dapat hilang. Idealnya backup dilakukan secara berkala, baik pada database maupun file jurnal.
-
Tidak Memperbarui Versi OJS
Masih banyak jurnal yang menggunakan OJS versi lama selama bertahun-tahun. Padahal pembaruan versi biasanya membawa:
- Perbaikan keamanan.
- Fitur baru.
- Perbaikan bug.
- Kompatibilitas plugin yang lebih baik.
- Peningkatan performa sistem.
Menggunakan versi lama dapat meningkatkan risiko gangguan keamanan dan ketidakcocokan dengan layanan pendukung lainnya.
-
Mengabaikan Kualitas Tampilan Website
Beberapa website jurnal masih memiliki tampilan yang kurang nyaman, misalnya:
- Logo buram.
- Navigasi membingungkan.
- Warna tidak konsisten.
- File PDF sulit diakses.
- Tidak responsif di perangkat seluler.
Padahal tampilan website turut memengaruhi pengalaman pengguna dan citra profesional jurnal.
-
Tidak Memahami Alur Editorial OJS
Kesalahan paling mendasar adalah menjalankan tahapan editorial tidak sesuai workflow OJS. Misalnya:
- Artikel langsung dipublikasikan tanpa review.
- Revisi dilakukan di luar sistem.
- Keputusan editor tidak terdokumentasi.
- Tahapan copyediting dilewati.
Akibatnya, proses penerbitan menjadi tidak transparan dan sulit dipertanggungjawabkan ketika dilakukan audit atau penilaian akreditasi.
OJS bukan sekadar platform untuk mengunggah artikel, melainkan sebuah sistem yang dirancang untuk mendukung tata kelola jurnal ilmiah yang profesional, transparan, dan terstandar. Oleh karena itu, memahami cara penggunaan OJS secara benar merupakan langkah penting bagi setiap pengelola jurnal.
